§ 1 Postanowienia ogólne
1. Niniejszy dokument, zwany dalej „Polityką”, ma na celu przedstawienie sposobu przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazywanych przez użytkowników w związku z korzystaniem przez nich z serwisu internetowego dostępnego pod adresem kancelariasp.pl, zwanego dalej „Serwisem”.
2. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującym porządkiem prawnym, polskim i unijnym, w szczególności zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016 r., zwanym dalej „RODO”, oraz zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781).
3. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z funkcjonowaniem Serwisu jest SOBIERAJSKA PRZYBYŁOWSKI SPÓŁKA KOMANDYTOWA z siedzibą przy ul. Spalinowej 13/8, 04-058 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001146502, NIP 1133154837, REGON 540514324, zwana dalej „Administratorem” lub „Kancelarią”.
4. Z Administratorem można się skontaktować pod adresem e-mail: kontakt@kancelariasp.pl lub korespondencyjnie na adres siedziby wskazany w ust. 3.
5. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Kontakt z Inspektorem jest możliwy pod adresem e-mail kontakt@kancelariasp.pl lub korespondencyjnie na adres siedziby Administratora, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
6. Administrator wykorzystuje dane osobowe do celów określonych w niniejszej Polityce. W przypadku przetwarzania danych osobowych w celach innych niż wskazane w Polityce, Administrator informuje o tym w sposób jasny i przejrzysty w odrębnych klauzulach informacyjnych, przekazywanych przy zbieraniu danych w danej sprawie.
7. Dane osobowe są pozyskiwane bezpośrednio od użytkownika Serwisu, w szczególności w związku z wypełnieniem formularza kontaktowego, zamówieniem oddzwonienia lub kontaktem telefonicznym, a także automatycznie w związku z korzystaniem z Serwisu, w tym za pośrednictwem urządzenia i przeglądarki internetowej użytkownika.
§ 2 Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania danych
1. Administrator przetwarza dane osobowe użytkowników Serwisu w celach wskazanych w poniższej tabeli, wraz ze wskazaniem podstawy prawnej, odbiorców oraz okresu przechowywania danych.
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Odbiorcy danych | Okres przechowywania |
|---|---|---|---|
| Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu, wykrywanie nadużyć (logi techniczne: adres IP, czas żądania, identyfikator sesji, user agent, zdarzenia uwierzytelniania, błędy aplikacji). | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i stabilności Serwisu). | Dostawca hostingu (cyber_Folks S.A.). | 30-90 dni dla logów operacyjnych, dłużej w przypadku prowadzonego postępowania wyjaśniającego. |
| Obsługa zgłoszeń przesłanych przez formularz kontaktowy (imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości oraz ewentualne załączniki). | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie działań podejmowanych na żądanie osoby przed zawarciem umowy, a w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. | Dostawca hostingu (cyber_Folks S.A.), system CRM. | 24 miesiące od zakończenia korespondencji. |
| Ustalenie, skąd pochodzi zgłoszenie przesłane przez formularz kontaktowy (strona, z której wysłano formularz, strona odwiedzona bezpośrednio wcześniej, parametry kampanii w adresie strony), w celu oceny skuteczności kanałów informowania o działalności Kancelarii. Po wyrażeniu zgody na pliki cookies statystyczne dodatkowo pierwsza strona odwiedzona w trakcie wizyty oraz serwis, z którego nastąpiło wejście, zapamiętywane w pamięci sesji przeglądarki do jej zamknięcia. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora polegający na ocenie skuteczności kanałów komunikacji), a w zakresie danych zapisywanych w przeglądarce – art. 6 ust. 1 lit. a RODO. | Dostawca hostingu (cyber_Folks S.A.). | Razem ze zgłoszeniem – 24 miesiące od zakończenia korespondencji. |
| Realizacja zamówionego oddzwonienia w celu umówienia wstępnej konsultacji prawnej. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO. | Nie dotyczy. | 30 dni dla zgłoszeń, które nie zakończyły się kontaktem. |
| Nagrywanie rozmów telefonicznych i wideokonferencji z klientami w celu podnoszenia jakości obsługi oraz szkolenia nowych pracowników. Nagrania mogą być poddawane transkrypcji i analizie. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO. | Dostawca platformy telefonicznej lub wideokonferencyjnej, dostawca usługi transkrypcji. | 180 dni. |
| Organizacja komunikacji z klientami i potencjalnymi klientami oraz obsługa zgłoszeń w systemie CRM administrowanym przez zewnętrznego partnera. Dane w systemie CRM przetwarzane są wyłącznie na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. | Art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO. | Europejski Instytut Odszkodowań Sp. z o.o. (administrator systemu CRM), zgodnie z § 3 ust. 2. livespace, Bitrix24 | 12 miesięcy dla zgłoszeń bez dalszej aktywności, w pozostałym zakresie zgodnie z umową i terminami przedawnienia roszczeń. |
| Pomiar odwiedzin i tworzenie statystyk korzystania z Serwisu przy użyciu narzędzia Google Analytics. | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO. | Google Ireland Limited. | Do 14 miesięcy, zgodnie z konfiguracją narzędzia. |
| Analiza sposobu korzystania z Serwisu w celu poprawy jego użyteczności przy użyciu narzędzia Microsoft Clarity: nagrania przebiegu wizyt (ruchy kursora, kliknięcia, przewijanie), mapy kliknięć oraz informacje o urządzeniu i przeglądarce. Treść wpisywana w formularzu kontaktowym jest maskowana i nie jest przekazywana do narzędzia. Narzędzie wykorzystuje pliki cookies _clck i _clsk, a – wyłącznie po wyrażeniu zgody na pliki cookies marketingowe – także pliki cookies Microsoft (m.in. MUID). | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO. | Microsoft Ireland Operations Limited, działająca jako odrębny administrator danych (szczegóły: Oświadczenie Microsoft o ochronie prywatności). | Nagrania – 30 dni (wybrane nagrania do 9 miesięcy); mapy kliknięć i dane zbiorcze – 9 miesięcy. |
| Prowadzenie kampanii reklamowych, remarketing oraz tworzenie grup odbiorców na podstawie aktywności w Serwisie (Google Ads, Meta Ads). | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO. | Google Ireland Limited, Meta Platforms Ireland Limited. | Zgodnie z konfiguracją danej platformy reklamowej. |
| Obsługa wniosków dotyczących realizacji praw osób, których dane dotyczą. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO. | Inspektor Ochrony Danych, pracownicy kancelarii | Przez okres niezbędny do wykazania zgodności i obrony przed roszczeniami. |
2. Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe w formularzu kontaktowym jest niezbędne do udzielenia odpowiedzi na przesłane zgłoszenie. Brak podania tych danych uniemożliwia kontakt z użytkownikiem i udzielenie odpowiedzi na zgłoszenie. Pozostałe dane są podawane dobrowolnie.
§ 3 Odbiorcy danych
1. Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi hostingu, utrzymania infrastruktury, cyberbezpieczeństwa, obsługi CRM, analityki oraz reklamy, wskazanym przy poszczególnych celach przetwarzania w tabeli w § 2. Administrator udostępnia wyłącznie dane niezbędne do wykonania danego zadania oraz zawiera z tymi podmiotami wymagane umowy powierzenia przetwarzania danych.
2. Dane osobowe użytkowników Serwisu mogą być przetwarzane przez partnerów technologicznych Administratora, w tym w szczególności przez Europejski Instytut Odszkodowań Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (04-058) przy ul. Spalinowej 13/8, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000652767, z kapitałem zakładowym w kwocie 5000,00 zł, NIP 5272791366, REGON 366163075, administrującą systemem CRM wykorzystywanym przez Kancelarię do obsługi zgłoszeń i komunikacji z klientami.
3. Niektórzy dostawcy, w szczególności dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych, mogą działać jako odrębni administratorzy lub współadministratorzy danych w zakresie wskazanym w warunkach korzystania z danego narzędzia.
4. Podmiot przetwarzający dane w imieniu Administratora może korzystać z dalszego podmiotu przetwarzającego wyłącznie za zgodą Administratora i na warunkach określonych w umowie powierzenia. Administrator wymaga od swoich dostawców zachowania poufności danych, stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych oraz usunięcia lub zwrotu danych po zakończeniu współpracy.
§ 4 Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
1. Co do zasady dane osobowe są przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W związku z korzystaniem z narzędzi Google, Meta i Microsoft dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
§ 5 Okres przechowywania danych
1. Dane osobowe są przechowywane przez okres wskazany w tabeli w § 2, nie dłużej niż jest to konieczne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.
2. Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane, anonimizowane lub ich wykorzystanie zostaje ograniczone, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa lub niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
3. Dane zawarte w kopiach zapasowych są usuwane zgodnie z cyklem rotacji wynoszącym 30-90 dni i wykorzystywane wyłącznie w celu odtworzenia systemu oraz zapewnienia bezpieczeństwa.
§ 6 Prawa osoby, której dane dotyczą
1. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje, w zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania, prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
2. Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do jej wycofania w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
3. Wniosek dotyczący realizacji powyższych praw można złożyć na adres kontakt@kancelariasp.pl. Administrator może zwrócić się o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości wnioskodawcy.
4. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.
§ 7 Postanowienia końcowe
1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce w razie zmiany zakresu działalności Serwisu, stosowanych technologii, dostawców lub przepisów prawa.
2. Zmiana Polityki nie stanowi zgody na nowy cel przetwarzania danych. Jeżeli nowy cel wymaga odrębnej zgody, Administrator zwróci się o nią odrębnie.
3. W sprawach nieuregulowanych Polityką zastosowanie mają przepisy prawa obecnie obowiązującego.